Pakiet nr 1 umożliwia Urzędowi Gminy oraz jego jednostkom systemowe publikowanie
informacji w lokalnej grupie mieszkańców prowadzonej przez PL-MEDIA.

CEL I ZASTOSOWANIE USŁUGI

Usługa stanowi narzędzie służące realizacji zadań gminy w zakresie informowania mieszkańców o sprawach publicznych oraz bieżącym funkcjonowaniu jednostki samorządu terytorialnego.

W szczególności umożliwia zwiększenie dostępności informacji publicznych oraz skuteczniejsze dotarcie z komunikatami do mieszkańców za pośrednictwem kanału, z którego korzystają oni na co dzień.

ZAKRES PAKIETU

Pakiet nr 1 umożliwia Urzędowi Gminy oraz podległym mu lub finansowanym przez gminę jednostkom publikowanie treści w lokalnej grupie mieszkańców.

W praktyce oznacza to, że po wykupieniu pakietu własne treści mogą publikować nie tylko sam urząd, ale również wskazane przez gminę jednostki i podmioty działające na rzecz mieszkańców.

Pakiet umożliwia systemowe i regularne prezentowanie mieszkańcom działań gminy oraz aktywności jej jednostek w lokalnym kanale komunikacji, z którego mieszkańcy realnie korzystają na co dzień, co przekłada się na większą widoczność działań gminy wśród mieszkańców.

KORZYŚCI DLA GMINY I MIESZKAŃCÓW

Wdrożenie pakietu pozwala na: 

• w ramach jednego pakietu możliwość publikowania uzyskują wszystkie jednostki organizacyjne gminy oraz podmioty realizujące zadania publiczne na jej rzecz

• zwiększenie dostępności informacji publicznych dla mieszkańców

• dotarcie z komunikatami do dużej części lokalnej społeczności

• szybsze przekazywanie ważnych informacji i ogłoszeń

• rozszerzenie zakresu komunikacji prowadzonej przez urząd i jednostki gminne

• ograniczenie sytuacji, w których istotne komunikaty nie docierają do mieszkańców

• zwiększenie przejrzystości działań gminy

• ułatwienie mieszkańcom bieżącego śledzenia spraw lokalnych

• wzmocnienie komunikacji pomiędzy mieszkańcami a instytucjami publicznymi

• wykorzystanie istniejącego kanału komunikacji, z którego mieszkańcy już aktywnie korzystają
  
  

Bezpieczeństwo i sytuacje pilne:

• możliwość szybkiego informowania mieszkańców o zagrożeniach, utrudnieniach i sytuacjach awaryjnych

• sprawniejsze przekazywanie komunikatów służb (OSP, jednostki gminne)

• zwiększenie skuteczności ostrzegania mieszkańców w sytuacjach wymagających pilnej reakcji
  
  

Sprawność działania gminy:

• odciążenie tradycyjnych kanałów komunikacji (telefony, zapytania bezpośrednie)

• ograniczenie liczby powtarzających się zapytań od mieszkańców

• usprawnienie przekazywania informacji pomiędzy jednostkami a mieszkańcami
  
  

Społeczność lokalna:

• większe zaangażowanie mieszkańców w sprawy gminy

• lepszy przepływ informacji o inicjatywach lokalnych

• wsparcie działań społecznych, edukacyjnych i kulturalnych
  
  

  ---

KTO MOŻE PUBLIKOWAĆ

W ramach pakietu z możliwości publikowania treści w grupie mogą korzystać między innymi:

ZASADY DZIAŁANIA

Pakiet działa w prosty sposób. Gmina wykupuje usługę, a następnie samodzielnie decyduje, które jednostki zostaną poinformowane o możliwości publikowania treści w grupie.

Jednostki mogą publikować posty:

• samodzielnie ze swoich profili

• z profili wskazanych przez urząd

PL-MEDIA nie ingeruje w treści publikowane przez gminę i jej jednostki. W ramach pakietu wszystkie treści publikowane przez urząd oraz podmioty objęte pakietem przechodzą automatycznie.

CO MOŻNA PUBLIKOWAĆ

W ramach pakietu nr 1 możliwe jest publikowanie szerokiego zakresu treści związanych z realizacją zadań publicznych oraz bieżącym funkcjonowaniem gminy i jej jednostek.

Zakres publikowanych treści obejmuje również działania związane z realizacją zadań publicznych gminy, w szczególności w obszarach takich jak: rozwój społeczności lokalnej i działalność organizacji pozarządowych, ochrona i promocja zdrowia, oświata i wychowanie, kultura i dziedzictwo, sport i aktywność fizyczna, pomoc społeczna, a także działania związane z ochroną środowiska i sprawami lokalnymi.

WSPARCIE TECHNICZNE I ADMINISTRACYJNE

Po uruchomieniu współpracy gmina otrzymuje wskazówki dotyczące sposobu publikowania postów, tak aby ograniczyć ryzyko zatrzymania posta przez automatyczne mechanizmy moderacyjne.

Pakiet obejmuje również wsparcie techniczne i administracyjne:

• w sprawach pilnych możliwy jest szybki kontakt telefoniczny z administratorem

• w sprawach mniej pilnych możliwy jest kontakt mailowy z dodatkową informacją SMS

Dzięki temu urząd i jego jednostki mogą szybko zgłaszać problemy, np. związane z błędnym zatrzymaniem posta przez system automatyczny, a także przypadki naruszeń regulaminu serwisu Facebook, w tym hejt, mowę nienawiści oraz inne treści naruszające obowiązujące przepisy lub zasady korzystania z platformy.

BEZPIECZEŃSTWO I ZASADY FUNKCJIONOWANIA GRUP

Grupy prowadzone przez PL-MEDIA funkcjonują w oparciu o przejrzysty regulamin, którego celem jest zapewnienie uporządkowanej i bezpiecznej przestrzeni komunikacji dla mieszkańców.

Publikowane treści oraz dyskusje podlegają moderacji, w szczególności w zakresie ograniczania hejtu, mowy nienawiści, treści obraźliwych oraz materiałów mogących wprowadzać w błąd lub naruszać obowiązujące przepisy i zasady korzystania z platformy Facebook.

Administratorzy podejmują działania mające na celu utrzymanie rzeczowego charakteru dyskusji oraz eliminowanie treści, które mogłyby negatywnie wpływać na odbiór publikowanych komunikatów.

Grupy zachowują charakter lokalny – dyskusje dotyczą przede wszystkim spraw gminy i najbliższej okolicy. Treści związane z polityką krajową nie stanowią przedmiotu bieżącej komunikacji i są ograniczane do sytuacji mających bezpośredni związek z lokalną społecznością.

Dzięki temu grupy stanowią uporządkowany i bezpieczny kanał komunikacji, w którym mieszkańcy mogą zapoznawać się z informacjami bez zakłóceń wynikających z treści o charakterze konfliktowym lub niezwiązanym z tematyką lokalną.

MODEL WSPÓŁPRACY

Pakiet nr 1 dotyczy jednej grupy działającej na terenie danej gminy i może być wykupowany w wariancie miesięcznym, bez długoterminowego zobowiązania.

Model ten nie wymaga dodatkowej integracji technicznej ani wdrożeń systemowych. Po uruchomieniu usługi gmina oraz jej jednostki mogą rozpocząć publikowanie treści zgodnie z zasadami opisanymi powyżej.

PODSUMOWANIE PAKIETU

W ramach pakietu gmina uzyskuje:

– dostęp do lokalnej grupy mieszkańców zarządzanej przez PL-MEDIA
– możliwość publikowania treści przez urząd oraz wskazane jednostki
– automatyczne przechodzenie publikowanych postów
– brak limitu liczby publikowanych treści
– wsparcie techniczne i administracyjne w zakresie funkcjonowania grupy

JAK WYGLĄDA WDROŻENIE

Proces wdrożenia został zaprojektowany w taki sposób, aby umożliwić szybkie rozpoczęcie publikacji bez konieczności wprowadzania zmian organizacyjnych po stronie gminy.

Po podpisaniu umowy gmina wskazuje jednostki oraz podmioty, które mają uzyskać możliwość publikowania treści w grupie (np. urząd, szkoły, OSP, jednostki kultury, jednostki sportowe, sołectwa), a następnie przekazuje im informację o możliwości korzystania z tego kanału komunikacji.

W dalszej kolejności przekazywane są podstawowe informacje dotyczące zasad publikowania, w szczególności w zakresie sposobu tworzenia postów oraz dostosowania treści do mechaniki działania grupy, tak aby ograniczyć ryzyko ich zatrzymania przez automatyczne mechanizmy moderacyjne.

Kolejnym etapem jest nadanie wskazanym profilom możliwości publikowania treści w grupie w trybie umożliwiającym ich automatyczne pojawianie się, bez konieczności każdorazowej akceptacji przez administratora.

Od momentu uruchomienia pakietu urząd oraz jego jednostki mogą na bieżąco publikować treści, wykorzystując grupę jako stały kanał komunikacji z mieszkańcami.

W trakcie współpracy zapewnione jest bieżące wsparcie techniczne i administracyjne, w szczególności w przypadku problemów z publikacją, zatrzymania posta przez system automatyczny lub sytuacji wymagających szybkiej reakcji.

CENA PAKIETU

Cena pakietu nr 1 wynosi:

3 850 zł brutto miesięcznie

3 500 zł brutto miesięcznie (w przypadku umowy na okres minimum 6 miesięcy)

Usługa rozliczana jest na podstawie faktury VAT.

Cena obejmuje pełny zakres usługi opisany powyżej i dotyczy obsługi lokalnej grupy mieszkańców prowadzonej przez PL-MEDIA na terenie danej gminy. Pakiet został przygotowany z myślą o bieżącej komunikacji gminy i jej jednostek w lokalnej społeczności.

W przypadku większego zakresu współpracy (np. więcej niż jedna grupa lub rozszerzenie działań) możliwe jest indywidualne ustalenie warunków lub wybór jednego z pakietów przedstawionych poniżej.

POZOSTAŁE PAKIETY

Pakiet nr 1 jest gotowy do natychmiastowego wdrożenia.

Pakiety nr 2 i nr 3, obejmujące rozszerzone działania wspierające widoczność treści, stanowią rozwinięcie oferty i będą dostępne od stycznia 2027 roku.

Pakiety rozszerzone będą umożliwiały dodatkowe działania zwiększające widoczność i skuteczność komunikacji, w szczególności w zakresie aktywnego wzmacniania publikowanych treści oraz docierania do szerszej grupy odbiorców.

MATERIAŁY DO POBRANIA

Poniżej udostępniono dokumenty zawierające szczegółowy opis pakietu nr 1, wzór umowy współpracy, raport aktywności i zasięgów lokalnej grupy mieszkańców oraz prezentację przykładowych postów publikowanych przez jednostki gminne.

Opis pakietu w formacie PDF odpowiada treściom dostępnym na stronie i został przygotowany w celu umożliwienia wygodnego zapoznania się z ofertą w formie dokumentu.

Raport aktywności i zasięgów grupy przedstawia rzeczywiste dane dotyczące funkcjonowania społeczności, w tym statystyki aktywności użytkowników oraz przykłady najpopularniejszych tematów wraz z osiąganymi zasięgami.

Prezentacja postów zawiera przykłady treści publikowanych przez jednostki gminne, które mogą być wykorzystywane w ramach pakietu jako element bieżącej komunikacji z mieszkańcami.

REALNY ZASIĘG I AKTYWNOŚC MIESZKAŃCÓW

Zasięgi i statystyki grup

Dla każdej z grup opracowano szczegółowe zestawienia dotyczące ich funkcjonowania, przygotowane oddzielnie dla poszczególnych gmin.

Szczegółowe statystyki dostępne są na stronie internetowej w dziale „Lista grup”, gdzie dla każdej gminy przygotowano odrębną podstronę zawierającą m.in. dane dotyczące liczby członków grupy, liczby wyświetleń, aktywności użytkowników (posty, komentarze, reakcje), a także bieżące statystyki obejmujące ostatnie miesiące.

Dodatkowo możliwe jest skorzystanie z wyszukiwarki znajdującej się na górze strony – po wpisaniu nazwy gminy wyświetlona zostanie odpowiednia podstrona z przypisanymi do niej danymi.

Zestawienia te pozwalają zobaczyć rzeczywistą skalę funkcjonowania grupy oraz sposób, w jaki mieszkańcy korzystają z niej na co dzień jako kanału wymiany informacji.

Najpopularniejsze tematy i rzeczywiste zasięgi

Niezależnie od powyższych danych przygotowano również osobne zestawienia najpopularniejszych tematów publikowanych w grupach, obejmujące rzeczywiste wyniki poszczególnych postów.

Materiały te dostępne są w dziale „Zasięgi”, gdzie prezentowane są przykłady najbardziej angażujących tematów wraz z danymi dotyczącymi liczby wyświetleń, komentarzy oraz reakcji.

Zestawienia obejmują zarówno najaktywniejsze tematy z ostatnich tygodni i miesięcy, jak i przekrojowe przykłady z różnych gmin, pokazujące, jak różne typy informacji funkcjonują w społeczności lokalnej.

Warto zwrócić uwagę, że część publikacji osiąga zasięgi wielokrotnie przekraczające standardowy poziom komunikacji lokalnej. Wynika to z tzw. efektu kuli śnieżnej – mieszkańcy udostępniają treści dalej, dzięki czemu informacje szybko wykraczają poza jedną grupę i docierają do szerokiego grona odbiorców w całym regionie.

Znaczenie dla komunikacji gminy

Powyższe dane pokazują, że lokalne grupy mieszkańców stanowią nie tylko miejsce publikowania ogłoszeń, ale przede wszystkim realny kanał komunikacji, w którym informacje są aktywnie odbierane, komentowane i rozpowszechniane przez mieszkańców.

Dzięki temu możliwe jest nie tylko dotarcie do dużej części społeczności lokalnej, ale również uzyskanie efektu dalszego rozpowszechniania informacji, którego nie zapewniają tradycyjne kanały komunikacji.